「来週のご都合いかがでしょうか？」
こんなメールしてませんか？
文章としては、何の問題もないのですが、
これだと、やり取りの回数が余計に増えてしまうんです。
たとえば、
先程のメールをＡさんが、Ｂさんに送ったとしましょう。
Ｂ「来週だと、月曜日と水曜日が空いてます。」
Ａ「月曜日はちょっと難しいですね。水曜日は１５時～なら大丈夫です。」
Ｂ「水曜日の１５時～は、別の予定が入ってまして…、１７時からなら…」
まぁ、これは、わかりやすく極端にしてますが、
こんな感じのメールのやり取りをしている人が、少なくありません。
これだと、日程が決まるまでに、何往復もしてしまいますよね。
日程を早く決めるためには、
相手の答えを先回りして、相手が答えやすいように、
メールをする必要があるのです。
たとえば、
「来週の以下のいずれかの日程のご都合はいかがでしょうか？
２６日（月） １１時～１５時
２８日（水） お時間帯は合わせられますのでご指定ください。
３０日（金） 午前中
もし、いずれもご都合が悪いようでしたら、再調整致します。
いくつか候補日時を頂戴できればと思います。」
のような感じで、
具体的な日程を先回りして提示することで、
相手も日程調整を考えたうえで返信ができます。
また、これは、こちらが返信する立場でも同じです。
相手がどういう意図で、このメールを送ってきているのかを考えて
返信することが大切です。
私の場合であれば、
お客さまから、次のようなメールが来たとします。
「今後の納税スケジュールを教えてください」
これに対して、
「７月に源泉税の納税があって、
９月に中間申告の法人税、消費税があります。
来年１月にも源泉税があって…」
みたいな感じで、本当にスケジュールだけを返信したらダメなのです。
お客さまがこのメールを送ってきた「意図」を考えるのです。
このメールを送ってきた裏には、
・だいたいいくらぐらい納税するかを知りたい。
・資金繰りが心配だ。
・今やっておくべき節税はないのか？
こういったことを知りたいというのがあるはずなのです。
だから、
単にスケジュールを返信しただけではダメで、
先回りして、
納税予測額を伝えることはもちろんのこと、
資金繰り大丈夫ですか？ いつでも相談に乗りますよ。
今期の節税方法としては、こういったものがありますよ。
ということを書くのです。
そして最後に、
「打ち合わせご希望であれば、お伺いします」
を忘れずに書いて、お客さまに安心してもらうことが重要なんですね。
先回りして考える。
最近の言葉でいうと「忖度」という言葉になるのでしょうか？
「忖度」は、悪い意味で流行語になっていますが、
実はとても大切なことなのです。
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